Während der Promotionszeit kommen viele Promotionsstudenten an ihre Grenzen. Meistens hängen diese mit einem nicht gut oder einem nicht strukturiert durchgeführtem Zeitmanagement zusammen. Einer meiner Kollegen hat zwar mal gesagt, dass „kein Zeitmanagement der Welt den Berg an Arbeit am Institut organisieren kann“, aber das stimmt sicher nicht.
Forschungsprojekt bearbeiten, Industrieaufträge bearbeiten, neue Anträge schreiben, eigene Ideen entwickeln, studentische Abschlussarbeiten betreuen, Veröffentlichungen schreiben, Lehre, noch ein Industrieprojekt bearbeiten, die große Konferenz des Instituts organisieren…ach und dann noch die eigene Dissertation schreiben. Das sind viele verschiedene Projekte, zu denen täglich neue Aufgaben hinzugefügt werden. Damit diese Aufgaben abgearbeitet werden können, ist ein System notwendig.
David Allen, der Erfinder der Zeitmanagementmethode Getting Things Done (GTD) ist davon überzeugt, dass wir unser Gehirn zum Abarbeiten von Aufgaben benötigen und nicht als kurzzeitigen Zwischenspeicher von Aufgaben. Daher hat er seine Methode darauf ausgelegt, möglichst wenig Aufgaben parallel zu bearbeiten und im Kopf zu haben. Sehr kurz und sicher mit meiner eigenen Brille betrachtet, möchte ich die Methode nachfolgend vorstellen.
Das Herz von GTD ist die Inbox. Jeder bekommt quasi minütlich Aufgaben. Diese im Kopf zubehalten ist unmöglich. E-mail zählt übrigens auch zu diesen Aufgaben. Daher ist eine Art Sammbelbox notwendig, in der wir wahllos und ungefiltert alle Aufgaben eintragen. Das kann eine Liste in Evernote oder einer anderen Software sein, ein Notizbuch oder ein großes weißes Blatt Papier, vollkommen egal. Die Inbox wird regelmäßig und gerne mehrmals täglich geleert oder bearbeitet. In der Zwischenzeit aber konzentrieren wir uns nur auf die zu erledigenden Aufgaben auf unserer to do Liste.
Die Bearbeitung der Inbox erfolgt nach folgendem Schema:
Die erste Entscheidung ist, ob es eine bearbeitbare Aufgaben darstellt (actionable)?
Nein!– Dann ist es eine Information
Informationen sind entweder brauchbar oder unbrauchbar. Daher können sie entweder entsorgt (Trash) werden oder sollten für den richtigen Zeitpunkt sicher an einem Ort aufbewahrt werden (References).
Ja!– Dann ist es eine Aufgabe
Aufgaben können und müssen bearbeitet werden. Hier stellt sich allerdings die Frage, wie lange die Bearbeitung dauert. Ist es schnell erledigt, üblicherweise sagt man in weniger als 2 Minuten?
Ja!– Just do it!
Nein!– Verplane die Aufgabe
Aber für wen ist die Aufgabe. Bin ich selbst in der Lage die Aufgabe zu erfüllen?
Nein!– Delegate it.
Ja!– Ab auf deine to do-Liste damit.
Um die eigene Liste jedoch übersichtlich zu halten und man eh gerade dabei ist die Aufgaben zu sortieren, können sie auch direkt priorisiert werden. Aus den beiden Merkmalen wichtig und eilig ergibt sich eine 2×2-Matrix mit vier Prioritäten.
A– Wichtig und eilig: Diese Aufgaben sollten sehr sehr zeitnah erledigt werden.
B– Eilig, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sollten ebenfalls schnell erledigt werden
C– Wichtig, aber nicht eilig: Diese Aufgaben sind wichtig, können aber gut vorbereitet werden. Dies sind die besten Aufgaben, da sie planbar sind und wertvoll für das Projekt sind.
D– nicht wichtig und nicht eilig: Das sind die Aufgaben, die ohne Probleme verschoben werden dürfen. Sie sind für keines der Projekte besonders wertvoll und müssen auch nicht sofort erledigt werden.
Ein solches System ist wertvoll und hilft sicher die Flut von Aufgaben zu bewältigen. Es werden keine Aufgaben vergessen, die Aufgaben schnell erledigt und man weiß immer genau, wo welche Aufgabe gerade ist. Allerdings bringen diese Systeme auch eine wesentliche Gefahr mit sich. Wenn man sich mal nicht dran hält, kann das gesamte System zusammenbrechen. Daher ist es wichtig diese Systeme zu pflegen und auf seine eigenen Bedürfnisse und Gewohnheiten anzupassen. GTD stellt keine fixe Handlungsrichtiglinie dar, es gibt vielmehr einen Startpunkt für die Entwicklung eines eigenen Zeitmanagementsystems.