Im Unternehmen hört ein Mitarbeiter auf. Er hat eine andere für ihn bessere Stelle gefunden und nun geht mit ihm das gesamte Know-How für ein Produkt, einen Prozess oder einen Kundenstamm verloren. So passiert es in vielen kleinen und mittleren Unternehmen täglich. Was ist nun aber, wenn es sich dazu noch um einen leitenden Mitarbeiter handelt? In diesem Fall sind die Auswirkungen für das Unternehmen noch viel schlimmer, da es neben dem nun fehlenden Know-How auch noch das Problem des adäquaten Ersatzes gibt. Wie und durch wen soll diese wichtige Position im Unternehmen ersetzt werden?
Die häufig sehr kleinen „HR-Abteilungen“ in KMU´s reagieren hier nicht immer optimal, da diese Abteilungen nicht als Personalgestalter gedacht sind, sondern mehr als Personalverwalter. Für die Personalentwicklung sind die einzelnen Fachabteilungen selbst zuständig. Was wird also getan? Es wird eine Stellenausschreibung erstellt, möglichst einfach, und irgendwie verbreitet, in der Hoffnung einen passenden Kandidaten zu überzeugen.
In solchen Fällen kann eine vorausschauende Personalplanung, wie es bei der strategischen Personalplanung der Fall ist, vorbeugen. Bei der strategischen Personalplanung handelt es sich um die Verbindung der Personalplanung mit der Unternehmensstrategie. Damit setzt sich die strategische Personalplanung deutlich von der operativen Personalplanung ab.
Es geht darum, durch regelmäßige Reviews und Analysen frühzeitig Personalveränderungen vorherzusagen, auf Änderungen am Markt oder in den Technologien besser zu reagieren oder durch die Personalplanung aktiv am Unternehmenserfolg mitzuwirken. Eine Umfrage von pwc hat ergeben, dass 63% der befragten Unternehmen die strategische Personalplanung als eine der drei Top-Prioritäten bei der Unternehmensentwicklung ansehen, da bereits heute 83% der Unternehmen einen Talentengpass voraussagen oder diesem bereits ausgesetzt sind. Im mittleren Management sehen mehr als 44% der Unternehmen bereits einen erheblichen bis schweren Mangel von Talenten. Im Senior-Management sind es immer noch knapp mehr als 30%.
Eine strategische Personalplanung kann sicherlich beliebig aufwendig und komplex werden, womit es sich nur noch für Konzerne lohnt. Aber bereits das regelmäßige Beschäftigen mit der Thematik auf einer sehr einfachen Ebene kann gerade bei KMU´s einen erheblichen Unterschied ausmachen. Wichtig ist hier, dass diese Planung nicht als eine einmalige Aktion gesehen wird, sondern regelmäßig, z. B. einmal im Jahr, wiederholt und angepasst wird.
Eine strategische Personalplanung setzt sich in der Regel in 5 Schritte unterteilen:
- Jobfamilien gründen
- Heutigen Personalbestand ermitteln
- Strategischen Personalbedarf festlegen
- Zukünftige Personalabweichungen analysieren
- Handlungsfelder ableiten
Im ersten Schritt, der Gründung von Jobfamilien werden zunächst alle Tätigkeiten im Unternehmen aufgenommen und gruppiert. Innerhalb einer Gruppe oder Familie ähneln sich die Tätigkeiten sehr. Dies hat den Vorteil, dass keine direkte Zuordnung zu Personen stattfindet und die Analyse somit neutraler ist.
Im zweiten Schritt wird der Ist-Zustand aufgenommen. Dabei spielt das Alter der Mitarbeiter eine wichtige Rolle, welche Arbeitskraftkapazität vorhanden ist, welche Jobfamilien vorhanden und wie groß sie sind. An dieser Stelle kann zum ersten Mal auch eine beliebige Erweiterung der Analyse auf ander Kennzahlen erfolgen. Aber diese werden als besonders wichtig angesehen. Die Kapazität wird dabei nicht in Anzahl Mitarbeiter oder Köpfe im Unternehmen bestimmt, sondern als Vollzeitequivalent (FTE). Der Ist-Bestand ist anschließend um bereits bekannte Abgänge, Renteneintritte oder Ähnliches zu bereinigen. Außerdem sollte bereits hier definiert werden, wo mögliche Neuzugänge rekrutiert werden können.
Als dritten Schritt folgt dann das Festlegen des strategischen Personalbedarfs. Hier wird im Grunde der Soll-Zustand definiert. Der Personalbedarf wird in diesem Schritt an die Unternehmensstrategie angepasst. Hierbei kann die Beantwortung der folgenden Fragen unterstützen: Wie ist die Marktsituation in Zukunft? Welche Produkte wird es in Zukunft geben? Welche Technologien bestimmen den Markt in Zukunft? Durch die Beantwortung der Fragen ergibt sich, welches Personal notwendig ist und wie groß die Kapazität sein muss.
Der vierte Schritt ist dann der Kern der strategischen Personalplanung. Hier wird ein Abgleich zwischen Soll- und Ist-Zustand erstellt. Nun kann die Frage beantwortet werden, welche Tätigkeiten das Personal heute noch ausführt oder die es später abweichend ausführen muss. Es können Know-How Lücken aufgedeckt werden oder auch die Personalkapazität dem angestrebten Unternehmenswachstum angepasst werden.
Das eigentliche Ergebnis der strategischen Personalplanung ist aber nicht das Wissen über die zukünftigen Anforderungen, sondern der im fünften Schritt folgende Maßnahmenkatalog. Aus der gerade erstellten Gap-Analyse können nun die konkreten Handlungsfelder identifiziert werden. Wie können neue Mitarbeiter mit diesen Anforderungen rekrutiert werden? Welchen Schulungsbedarf gibt es für das bestehende Personal? Wie können Mitarbeiter mitgenommen werden, deren Tätigkeit in Zukunft nicht mehr gebraucht wird?
KMU´s die diesen einfachen Kreislauf regelmäßig durchlaufen sind deutlich besser für die zukünftigen Herausforderungen des Arbeitsmarktes gerüstet. Sie können durch eine langfristige und nachhaltige Planung im War for Leaders mitmischen und können sich ihre ganz eigene Strategie zum Erreichen der Unternehmensziele aufbauen.
Literatur: