Gerade die Promotion in der Produktionstechnik bereitet einen unglaublich gut auf eine Karriere als Führungskraft vor. Warum das so ist? Das hat viele Gründe. Aber ein Punkt ist, dass man während der Promotion am Institut wie in einer Testumgebung üben kann. Ehemaligen wissenschaftliche Mitarbeitende berichten immer wieder, dass der Werkzeugkoffer, den man vom Institut mit nimmt, das Wertvollste aus der Institutszeit ist.
Alle Promovierenden lernen quasi nebenbei die Fähigkeit Aufgaben an Mitarbeitende zu delegieren. Eine Aufgaben am Institut ist die Betreuung von Studierenden. Das kann ich Form von Abschlussarbeiten oder studentischen Jobs sein.
Das schöne an dieser Aufgabe ist, dass beide Seiten etwas aus dieser Beziehung mitnehmen. Die Studierenden werden beim Abschluss ihres Studiums unterstützt und können ihre letzten Prüfungsleistung absolvieren. Oder sie können sich Geld dazuverdienen und gleichzeitig das theoretisch gelernte aus dem Studium anwenden. Dies wäre sicherlich bei er Stelle als Barkeeper nicht der Fall.
Die WiMi´s hingegen bekommen eine perfekte Unterstützung bei der Bewältigung ihrer vielfältigen Aufgaben am Institut. Das Schreiben von Abschlussberichten, die Beantragung neuer Projekte, das Bearbeiten des eigenen Projekts oder auch die Durchführung von bilateralen Forschungsprojekten mit der Industrie. All das sind Aufgaben, die eine Person nicht alleine schaffen kann.
Am Institut erlernt man also die Fähigkeit sich ein Team aufzubauen, die passenden Aufgaben für die Teammitglieder auszuwählen und diese Aufgaben dann auch verständlich zu kommunizieren.
In allen diesen Bereichen kann man viel richtig und noch mehr falsch machen. Hier wollen wir etwas detaillierter auf den Punkt des Delegieren eingehen.
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Was ist der Unterschied zwischen einem Projekt und einer Aufgabe?
Am Institut bekommt man in der Regel keine Aufgaben sondern Projekte. Und jedes Projekt kann ich Teilprojekte und Aufgaben eingeteilt werden. Laut David Allen, Erfinder der „Getting Things Done“-Methode, ist alles, was aus mehr als einer einzigen Handlung besteht ein Projekt.
Aufgabe: Einen Tisch im Italiener um die Ecke am Mittwoch Abend um 19:00 Uhr für 4 Personen reservieren.
Projekt: Ein Abendessen in einem netten Restaurant mit den 3 Gästen organisieren.
Dazu müssen die Aufgaben erfüllt werden:
1. Termin mit den Teilnehmenden abstimmen.
2. Nach einem netten Restaurant suchen.
3. Tisch für 4 Personen im ausgewählten Restaurant am besprochenen Termin reservieren.
Nach dieser Logik sind die Dinge am Institut also Projekte, die man übertragen bekommt.
Die Aufgabe als WiMi besteht jetzt darin diese Projekt zu organisieren und zu managen. Dazu braucht man ein Team und eine klare Definition der Aufgaben und Teilprojekt. Wenn dich interessiert, wie du das am besten machen kannst, dann nimm doch gerne an unseren Meetups teil oder melde dich zu einem Mastermind an.
4 Schritte für eine gute Delegation
Angenommen also die Aufgaben und Teilprojekte sind definiert, dann sind diese vier Schritte für eine optimale Delegation von Aufgaben an Studierende wichtig.
1. Klares Ziel
Das kennen wir alle. Wenn wir eine Aufgabe oder ein Projekt übertragen bekommen, dann wollen wir wissen was das Ziel ist. Und damit ist nicht das Ziel der jeweiligen Aufgabe gemeint. Vielmehr das große Übergreifende Ziel. Bei der Vergabe einer Bachelorarbeit aus dem eigenen Forschungsprojekt heraus, sollte z. B. zu Beginn das Gesamtprojekt einmal vorgestellt werden. Wenn die Studierenden wissen, an welcher Stelle sich ihre Arbeit in das Gesamtprojekt einordnet, dann können sie viel besser eigene Entscheidungen treffen. Und das ist wichtig. Wir wollen ja nicht delegieren, nur um dann jeden Tag jeden einzelnen nächsten Schritt mit den Bearbeitenden durchzusprechen.
2. Eine standardisierte Einarbeitung
Damit die Studierenden deine Aufgaben auch möglichst gut ausführen können, müssen sie grundsätzlich verstehen, wie du arbeitest. Meistens hat man sich ja im Projekt ein Vorgehen für die Durchführung von Messungen oder Dokumentation der Versuche überlegt. Oder man verwendet eine bestimmte Software, für man sich eine Arbeitsweise überlegt hat.
Je selbstständiger die Studierenden mit diesen Werkzeuge umgehen können, desto besser und zufriedenstellender können sie die Aufgaben erledigen. Auch brauchen sie gewisse Grundlagen, um das Projekt zu verstehen. Hier solltest du gerade in der Einarbeitungsphase Literatur und Trainings zur Verfügung stellen. Sind diese einmal entwickelt, können unterschiedliche Studierende immer auf die gleiche Art und Weise eingearbeitet werden, wodurch die eigentliche Delegation dann schneller und effektiver erfolgen kann. Du kannst dich dann auf das Wesentliche konzentrieren.
3. Daily Standup
Jetzt muss natürlich nicht jeden Tag ein Standup-Meeting auf dem Flur mit den Team gemacht werden. Meistens besteht das studentische Team ja aus 1-2, vielleicht 3 Studierenden. Damit nach der Einarbeitungszeit bei einem selbst noch genug Zeit für die Bearbeitung anderer Projekte und Aufgaben übrig bleibt, muss die Kommunikation mit dem Team schnell und regelmäßig sein.
Einmal täglich mit jedem Einzelnen ein kurzes Gespräch zu führen und dabei den aktuelle Stand und nächsten Schritte abzustimmen, hilft dabei schnell und effektiv die Richtung eines Teilprojekts zu steuern. Dabei helfen drei wesentliche Fragen, die von jedem beantwortet werden sollten:
- Was hast du gestern geschafft?
- Brauchst du bei irgendwas Hilfe, Unterstützung oder ein Feedback?
- Was nimmst du dir bis zum nächsten Standup vor zu erledigen?
4. Schnelles Feedback
Beim Trainieren von Hunden sagt man, die Belohnung für eine gewollte Handlung muss innerhalb von 0,5-3 Sekunden kommen. Ansonsten bekommt der Hund die Handlung und die Belohnung nicht mehr verknüpft.
Bitte nicht falsch verstehen, ich vergleiche hier definitiv keine Studierenden mit Hunden. Das Ganze ist eher eine Metapher oder Analogie. Bei uns Menschen ist die Zeitspanne für die Verknüpfung deutlich größer und wir haben auch die Chance nachträglich noch zu verstehen, dass ein Feedback mit einer bestimmten Handlung zusammenhängt.
Je länger die Zeit zwischen Handlung und Feedback allerdings sind, desto schwerer fällt uns der innere Link. Das bedeutet, dass gerade am Anfang der Zusammenarbeit ein schnelles Feedback kommen muss. Egal ob es sich dabei um ein Lob oder eine Kritik handelt, je schneller wir das mitteilen, desto eher bekommt der Empfänger beides zusammen und kann darauf reagieren.
Zusammengefasst:
Die Aufgaben oder besser Projekte am Institut sind vielfältig und umfangreich. Bei der Bearbeitung können Studierende eine unglaublich gute Hilfe sein, wenn sie genau wissen, was sie zu tun haben. Damit erlernst du am Institut die Fähigkeit Aufgaben zu delegieren. Für ein erfolgreiches Delegieren, müssen allerdings 4 Schritte eingehalten werden: Klare Zielerklärung, eine standardisierte Einarbeitung, regelmäßige Statustreffen in kurzen Abständen und ein schnelles Feedback.
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Hinweis: Da unser Angebot exklusiv für wissenschaftliche MitarbeiterInnen der Produktionstechnik ist, überprüfen wir anhand des Eingaben deine Institutszugehörigkeit. Dies kann ein bis zwei Tage dauern. Danach senden wir dir die gewünschte Datei direkt per Mail zu.
Autor: Oliver Maiß
Hallo, mein Name ist Oliver und ich bin Gründer und Initiator von Produktionstalente. Ich habe selbst 6 Jahre am IFW in Hannover promoviert und kenne daher viele Herausforderungen vor, während und nach der Promotion. Ich schaffe gerne Möglichkeiten, um Menschen miteinander zu vernetzen, weil ich davon überzeugt bin, dass wir aus jeder Begegnung etwas wertvolles für uns mitnehmen können. Und vielleicht konntest du ja jetzt auch schon etwas von mir mitnehmen.